2018年の東京ゲームショウで、筆者はブース設営・運営対応を行なった。
今後も出展し、対応するのが筆者になる可能性が高い為、今回の設営での経験と反省などを記載していく。
今回は、TGS出展までの大まかなロードマップ的な、概要を掲載する。
○話の前提
スマートフォンブースの小間ブースの話という前提。
大手ブースは、違う世界の話なので、筆者にはできません。
余談だが、1小間350000円
そう考えると、大手ブースは場代だけで1000万以上はかかっているのでは無いかと推測される。
○ブース出展までの、大まかな流れ
・出展申し込み（WEB）
・説明会と、コマ割り当て抽選
・各種申請WEBページ開放
・諸々、必要書類の申請
・搬入
・開催
・搬出
○出展申し込み
実は、筆者はこれを行なっていない。多分日経BPのページから申し込みのリンクで
各種必要な情報を入力して、審査という流れなのではないだろうか
○説明会と、コマ割り当て抽選
神田の指定の会場で、開催概要の説明を受ける。その後、その場で小間数に応じてブースの抽選が行われる。小間数申し込みが多い出展社順に、場所が取られて行く。
大抵、大手ブースの通路に面した箇所か、角が人気。
我々は、たまたま角ブースの取得に成功した。
どうやら、角と両端に囲まれた中ブースでは、天地程の集客差が出るようだ。
参考例として、うちわの配布数が20000か10000未満かくらいの差がでるらしい。
ブースの場所によって、配布するノベルティの数は考えた方がいい。
○各種申請WEBページ開放
○諸々、必要書類の申請
予め言っておくと、ほんっっっとうにメンドくさい。
弊社のような、特に何も催し物が無いブースでさえ、30項目以上検討する項目があり、必須項目については提出を行う必要があある。
その中で、「必須」と「クリティカル」になりそうな物だけピックアップ
【必須】
・招待券配分申し込み
→いわゆる、ビジネスデーチケットと一般デーチケットの申し込み。1ブースなら、合計150枚まで頼める。10枚単位で割り振る。大体、7末までに申し込んで、8月初週くらいに届く
・広報担当社届出書
→個別取材の申し込み窓口。
・出展社情報関連
→後から追加された。そう、追加されたのだ。つまり油断していると、勝手に提出項目が増えていることに気づかないことが発生する。とはいえTGS運営事務局関連は、割と丁寧な応対をしてくれることが多いため、 少しの遅れ程度であれば、ある程度柔軟に対応してくれるはず。ちなみに、これはWEB上の情報の入力と、TGS専用アプリのための情報入力
・ブース装飾施行確認書
→レンタルパッケージブースか自社装飾との2択。レンタルパッケージブースの方は
・社名プレート
・壁パネル
・カーペット
・電力2穴と100W電気
・蛍光灯2本
がついているパッケージセット。更にこっちは、各種装飾審査がほとんど必要なく、各種装飾規定が「ある程度は」黙認（無関心？）される。 ただ、やりすぎると恐らく注意を受ける。 1小間72000円。
自社装飾の方は、施行会社やブース装飾の詳細図、 スピーカーや電飾の装飾規定を守っていることの証明などを提出する必要がある。
・一般搬入・搬出車両証申込
→会期前、会期後の搬入・搬出は、会場の近くまで車で乗り入れられる。もっと言えば、会場内に車で侵入できる。その為の証明書。申請しなくても、1枚は発行される。
・ファミリーゲームパーク来場記念品確認書
→ファミリーゲームコーナーで配布したい物があれば、申し込む。弊社は無し
・電気供給申込書
→レンタルパッケージブースの場合は、100W分しか送電されない。なので、それ以上欲しければ、また穴数などを増やしたければ提出する。 なくても、なしで提出する
・ブース運営責任者・入館証購入責任者届出書
→そのまんま。何かあった時の連絡窓口担当。 この人間しか、当日に入館証の購入や、残業申請ができない。 （とはいえ、顔写真登録するわけではないので、名刺があれば・・・ゴフンゴフン）
・小間内イベントステージと大型ディスプレイ前導線
→要は人混みが想定されるときに、道を塞がないように来場者を制御する方法を提出する
・出展ソフト審査依頼書
→CERO審査に出す。1回20000円
・チャリティオークション出品確認
→出したい物があれば、提出する。
・日本ゲーム大賞担当者確認書
→選ばれたときに対応する人間を選んでおく
・出展ソフト確認書・配布物確認書
→倫理規程に違反していないか、提出する書類
【クリティカル】
・据え置き機レンタル
→Sony系、任天堂機系、MicroSoft系、スマフォ、PC、その辺りを借りたい場合は、 大体7末〜8月初旬までに申し込み
・備品・AV機器レンタル申込書
→8月下旬が〆。椅子とかディスプレイとかを借りたければ、申し込む。 ただ、全体的に治外法権価格。まぁ、搬入搬出コストを考えると、妥当か。
パイプ椅子 1脚640円
22インチディスプレイとディスプレイ台 1セット42000円
・インターネット接続サービス申込
→TGSと幕張メッセが用意しているネット回線以外使うことを禁じられている。つまり、テザリングとモバイルルーターなどは使用できない。しかし、安心してほしい。会期中はどうせ混線していて使い物にならない。また、知人の情報だと、WIFIを高い金払って借りても、遅かったと聞いたので、出展アプリはオフラインモードを実装するのが無難と思われる。BlueToothも同様。
長々と書いたが、こんな感じの事を、会期まで締切に応じて検討しては入力して提出する。
必須以外でも、弁当の手配や不足分チケットの購入などもある。
これだけでも、脳内リソースが半端なく使われるので、相当要領よくこなさなければ、本業に支障がでる。というか出た（殴
○搬入
初日の2日前から、業者が幕張メッセに入って、各種工事をする。しかし、1小間ブース出展のようなところは、2日前にはやることがない。なぜなら、その日にレンタルパッケージブースを設営するからだ。つまり、大手企業などの基礎工事を行う工事業者が中心となって作業する日ということで取られている日程と推測される。2日前の日には、弁当が注文できないのも、そういった理由からだと推測される。
なので、本当の搬入・設営対応は1日前から行うのが基本となるだろう。
ちなみに、ブース責任者は会期中には会場にいなければならないという旨が概要に記載されているが、事務局に問い合わせたところ、
常に居て欲しいという旨ではなく、他の業者の作業に支障が出ないように、対応できる状態にしておいてほしいということらしい
なので、2日前は行かなかったし、1日前も昼過ぎくらいに行った。
まぁぶっちゃけ、TGS事務局が一番気をつけたいのは、大手ブースの工事の方だと思うので、1小間ブース程度のところなんかは、相手にしている余裕はないということだと思う（勝手な推測）
ちなみに、マスクを持って行った方がいい。1日前でも普通に業者が作業している為、空気が悪い。
○開催
ビジネスデーは、8時前に会場に入るには、恐らく事前申請が必要。そうでない場合は、いかに出展者といえど会場には入れない。
○搬出
最終日は会が終わってすぐに取り壊し工事が行われる為、結構すぐに慌ただしくなる。
各工事業者の作業用具で通路が埋まったりする為、搬出は極力スムーズに行えるようにしておくといい。
なお、ゴミは、ダンボールとか余ったパンフレット、一般的なゴミ程度であれば、ある程度回収してもらえる。
こんな感じだろうか。
○要点
・ブース1小間35万円
・小間割り当ては、小間数が多い出展社優先。あとはくじ
・ブースの場所によって、来場者数が大きく変わる為、ノベルティの用意数を考えること
・各種申請はWEBから行い、項目が多いため、片手間では辛いということ
・レンタルパッケージブースが72000円で、色々ついて楽だということ
・車両証があれば、会場まで荷物を車で搬入搬出できるということ
・CERO審査に20000円かかるということ
・会期中のネットは、使い物にならない前提で考えること
・責任者は、工事中もずっと会場にいる必要がないということ
・設営対応は1日前からが基本ということ
次回は、ブース設営を行なって気づいた点と、コンパニオンスタッフ関係の内容について書いてみようと思う。
