8月で出向業務が終わり、現在は社長に代わり、私の権限でも対応できる対外交渉を行うようになってきている。
といっても、すでに話が決まりかけている案件の詳細を詰めるための説明をする程度だが。
しかし、何年経っても、どれだけ経験したとしても、未知の領域に対するミーティングの段取りを考えるのは難しいし大変だ。
そこで、将来の私はどうせ同じことを考えるので、対外対応熟練度初級の筆者が、その際にヒントになる言葉を残しておこうと思う。
○重要：そのMTGで自分が解決したいことと、相手に理解してもらいたいことを洗い出し、箇条書きで完結にまとめ、それを解決せよ
これだけ忘れなければ、どんだけ段取りが悪くても、どんなに話し方がおかしかったとしても、これだけ解決できれば、そのミーティングには意味があったものとなる。
○アポイントの際は、何の話をするつもりなのか、簡潔に書いておけ
何のためにMTGをするのか、お互い認識のズレを抑えるためだ。
まぁ、これに関しては無駄になった件があったので、確実に効果があるというわけではないが。
○喫茶店で待ち合わせるなら、予約ができれば予約。できないのであれば、30分前に店に入って席を確保しておけ
意外と、予約対応を受けてくれる場所が少ないので、予め喫茶店に入って席を確保しておけば確実だ。
○スケジュールをスマフォに書くのは、止めた方がいいかもしれない
電話をしながら、スケジュールを確認する際に、とっさの操作ができない可能性があるので、できれば何か他のデバイスを用意しておくといい。アナログの手帳を持ち歩いている人がいるのは、こういった理由なのかもしれない。
以上だ。
その他の段取り、資料、打ち合わせの進め方などは、重要項目の部分を遂行できるように考えていけば、形が見えてくる。
