仕事をしていれば、会議やミーティングに参加するという機会もあるだろう。
しかし、その参加している会議が無意味に思えた経験はないだろうか？
会議というのは、手段であり目的ではない。
何の考えもなしに、すぐに会議をするのは思考停止しているのと同じ事だ。
ここでは、筆者の経験を基に、会議にまつわる話をしていこうと思う。
ここで記載されているようなことは、ちょっとググればいくらでも出てくるし、全て正しいというつもりもないが、
少なくとも、何の考えもなしに開催される会議よりかは有意義な内容になる手法を記載しているつもりである。
〇会議の考え方
まず、会議とは目的を達成する為の「手段の一つ」だ。
つまり、目的を達成する為の手段が会議じゃなくていいなら、会議はやらないに越した事はない。
なぜなら、会議は無駄に人の時間を奪うからだ。
前回の記事に、ミーティングの時間を日数に計上すべきだという事を書いたと思うが、それ程、会議とは人の時間を無駄に大量に消費するのだ。
それでも、会議を行う事が有効だと判断できた場合は、参加人数を極力絞り、出来るだけ短時間で会議を終わらせられるように努めるのが、会議主催者の責務だし、参加者の責務でもある。
〇会議を行う前に（主催者目線）
さて、会議を行うと決めたらまずやる事は、その会議の概要を参加者に周知する事だ。
特に、事前に参加者に何か案を考えてきてもらいたい等の場合は、これが重要になる。
せめて、以下の内容は予め伝達しておいた方が、スムーズに事が進むと思われる。
・日時
・場所
・参加者
・会議の目的
・会議のゴール
・会議までに、してもらいたい事
・備考
これが全部埋められれば、少なくとも何のために会議を行う必要があるかが、自分でも明確になるはずだ。
ここで重要となるのが、「会議の目的」と「会議のゴール」である。
会議の目的とは、この会議は何の為に行うのか、という事だが、これが無いと参加者は何の為に会議に参加しているのかわからなくなり、もやもやした状態のまま会議に臨むことになる。
なので、会議の目的はきちんと提示する事だ。
・問題の解決策を導き出したいのか
・仕様案の選択をしたいのか
・情報共有が目的なのか
これらを最初に共通認識をしておくこと。
会議のゴールとは、その会議が終わる条件とでも定義しておく。
例えば、上記の会議の目的に対してのゴールは
・問題の解決策を導き出したい
⇒実際に行動に移せる解決策を2，3確定でき、会議が終わった後にそれらを優先度順に試して、問題解決を図れる状態にする。
・仕様案の選択をしたい
⇒仕様の選択が完了し、それを選択した明確な理由と共に説明できる状態になっていて、チームメンバー共通認識が完了した状態にする。
などが、会議のゴールと言っていいだろう。
これを達成できるように、会議を進行していくようにする。
重要なのは、最終的な結論を導き出して会議を終えることだ。
例えば、会議を始めたのはいいが、問題が想定以上に難解で、想定している会議時間では結論が出ない、という状態になった場合は、「それぞれ案を練り直して、再度会議の場を設ける」という結論を出して、会議のゴールとしてもよい。
〇会議の進行（主催者目線）
実際に会議を進行する段となった場合も、きちんと会議をハンドリングしなければ永遠に会議のゴールに向かわない時間を過ごすことになる。
ここで気をつける事は２つある。
一つ目は、話の脱線をすぐに修正できるようにすることだ。
話の腰が折れて脱線してしまうという事はよくある事だが、その場合も、会議主催者は今、何の話題を話をしているか、脱線した時点でそれを覚えておき、すぐに全員のその場に立ち戻らせられるようにハンドリングする必要がある。
「ところで何の話をしてたっけ？」という問いに、いつでも返答できる状態にしておくのだ。
二つ目は、話題毎に解決してから、次の話題へ進むようにハンドリングする事。
よくあるのが、あるＡの問題に対して解決策を話をしているのにも関わらず、それに関連するＢの問題を出して、いつの間にか議論がＢの話題になっていて、Ａが置き去りにされるという事だ。
この場合も、会議主催者が頃合いを見計らい、Ａに対するハンドリングをする。Ａの話し合いを再開するのか、Ａの話題は後回しにするのか、必ず結論を出してから次の話題に移る事。
この２つは、話が長い人が居るとなかなか指摘しづらい部分は有ると思うが、会議を主催している以上、会議の進行・権限を有しているのはあなたなので、多少は権限を使って軌道修正するのは問題ない。
〇会議の後（全員）
会議の後というより、会議で結論が出たら、口頭で今一度、会議が終わった後各自が行うべき行動を確認するといいだろう。
エンジニアは調査する。デザイナーはモック画像を作る。プランナーは仕様修正を行う。などだ。
その後、会議の場で確定した事は、リマインドとして会議後に記録に残る形で全体に周知すればいい。
〇参加する側の心構え
とにかく、一人で喋り過ぎない事と、議題に関係ない話はしない事。
あなたが無駄に喋っている時間は、他の人の時間を奪っているので、そのような意識で会議に臨むこと。
〇無駄な会議に強制参加が多くて困っているという人
社内政治的な部分が多いと思うので、出来る事に制限が付くと思うが、一番いいのは、あなたがその会議を有意義な物に変えられるように働きかける事だ。
とはいえ、それが無理だったりすることもわかるので、自衛という意味の対策だと
「必要になったら呼び出してください」と言って、会議を断る事だ。
それが出来ないのであれば、ノートＰＣなど持ちこめるなら、それで作業を行うといい。
それも出来ないのであれば、何か設計する事柄を持ちこんで、その会議中に思考を巡らせるというのも一つの手だろう。
もしくは、開きなおって頭を休ませる時間に当てるのもいいかもしれない。
〇終わりに
ひとまず、筆者の経験というより、筆者が実際に行っている会議のハンドリング例を記載していった。
ここで重要なのは、会議進行その物の方法というのもあるが、各自が思考停止せずに「この会議って意味あるのか？」などの疑問を持てるようになる事である。
新卒などでは難しいかもしれないが、会社で行われている慣習などはそんな物かと慣れるのではなく、無駄な物だと思うのなら、それを改善できるように考える事だ。少なくとも、自衛はできるはずなので、是非思考停止に陥らないようになってもらいたい。
